10 tips om te beginnen met urenregistratie in Excel

Bijna geen enkele  ondernemer ontkomt er aan: urenregistratie. Een urenoverzicht is nodig om je facturen op te stellen of om subsidies te verantwoorden. Urenoverzichten worden gebruikt om inzicht te verkrijgen in projectkosten. Excel is een handige tool om te beginnen met het registreren van uren. Hier volgen 5 tips om te beginnen met een efficiënte urenregistratie in Excel.

  1. Bedenk een structuur voor je urenregistratie. Hoe gaat je projectenlijst eruit zien en wat zijn je activiteiten waarop je uren wilt schrijven?  Werk je met meerdere uurtarieven?
  2. Hoe wil je de hoeveelheid uren meten?  Je kunt een begintijd en eindtijd noteren en Excel laten uitrekenen hoeveel tijd je gewerkt hebt. Of je kunt eenvoudigweg het aantal uren per project en activiteit noteren.
  3. Bepaal hoe de rapportage van gewerkte uren eruit moet zien. In het meest eenvoudige  geval is een overzicht met totaal aantal uren per project voldoende. Het kan zijn dat je weekstaten of maandstaten nodig hebt.
  4. Kijk eens naar de gratis Excel templates voor urenregistratie. Deze kun je gebruiken voor een snelle start.
  5. Als je zelf aan de slag gaat, kijk dan eens op deze pagina met uitleg voor meer informatie over het optellen van uren in Excel en registeren van tijden in Excel.
  6. Als je met meerdere mensen uren invult in 1 bestand, maak dan verschillende sheets per persoon aan. Op deze wijze vermijd je dat personen uren van elkaar overschrijven.
  7. Denk na over een backup procedure. Een urenregistratie bevat belangrijke gegevens voor facturatie of projectkosten. Het kan zo simpel zijn als het plaatsen van het bestand op OneDrive of Google Drive.
  8. Zorg ervoor dat je de invoer eenvoudig houdt zodat mensen gemotiveerd blijven om uren in te vullen. Dit betekent bijvoorbeeld lijsten met projectnamen zo kort mogelijk houden. Bijvoorbeeld door alleen actieve projecten in lijsten op te nemen.
  9. Motiveer je medewerkers voor het invullen van uren door het nut van urenregistratie uit te leggen en samen de invoer van uren te bespreken.
  10. Verbeter de werkwijze van je team. Kijk eens goed naar hoe de tijd in een team verdeeld wordt. Wellicht zijn er taken die veel tijd kosten en die geautomatiseerd kunnen worden zoals bijvoorbeeld het testen van software.

Het kan zijn dat een urenregistratie in Excel niet werkt zoals jij wil dat het werkt. Voor grote teams kan het een probleem worden dat teveel mensen tegelijkertijd in Exel werken. Het is mogelijk met een beperkt aantal mensen in Excel te werken. Als dit teveel wordt, kunnen bestanden beschadigd raken. Wat vaak voorkomt is dat gegevens overschreven worden als teveel mensen tegelijkertijd in een Excel-bestand werken.

In zo’n geval is misschien een online urenregistratie systeem zoals bijvoorbeeld Project Hours een betere oplossing. Online registratiesystemen bieden meer functies zoals gebruikersrollen en timers. Dit neemt niet weg dat urenregistratie in Excel voor jouw een prima oplossing kan zijn.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.